Untuk emel kali ni saya akan berkongsi tentang sistem pengurusan masa.
Pernah tak rasa macam susah betul nak fokus? Kerja punya banyak ni tapi macam tak siap-siap. Rasa marah betul dengan diri sendiri kenapalah tak boleh nak siapkan kerja ni.
Kalau anda ada masalah nak fokus dan manage masa, baca emel saya ni sampai habis. Saya akan kongsikan apa sistem pengurusan masa yang anda boleh pakai.
Time management framework.
Bila nak uruskan masa dengan lebih efisien, ada 5 steps yang anda boleh buat (boleh tengok gambar di atas).
Macam mana nak guna framework ni?
1. Touch it once rule
Rule ni sangat simple. Bila anda dah sentuh sesuatu, anda kena setelkan. Jangan nak multitask. Contohnya anda buka emel dan nak reply emel tu. So reply terus. Jangan tengah buka emel tu, tiba-tiba bukak whatsapp pulak. Then reply whatsapp pulak. Then terus terlupa nak reply emel. Fokus setel satu satu.
2. Make lists
Biasanya anda akan buat to-do list sebelum mulakan kerja. Betul?
Tapi, kalau anda ada terlampau banyak task dalam to-do list tu, anda akan jadi overwhelmed dan menggelabah.
“Alamak banyaknya task kerja aku hari ni.”
Padahal yang betul-betul penting mungkin sebenarnya ada 3 task je. Tapi kita tulis dalam to-do-list ada 15 tasks.
My practice biasanya saya letak maximum 6 tasks dalam sehari untuk saya siapkan.
3. Allocate time to each task
Masa buat to-do-list tu, letak sekali berapa lama masa yang anda akan ambil untuk siapkan task tu.
Contohnya:
- Marketing planning : 1 jam
- Marketing strategy call : 1 jam
- Content brainstorming : 1 jam
Bila anda ada allocation time ni, anda dah boleh nampak berapa lama satu task tu boleh setel.
4. Plan the day
Dah buat to-do list, next step adalah anda kena masukkan dalam kalendar apa task yang kena buat. Pukul berapa, task apa. Plan your day using calendar.
5. Prioritize
Last sekali, siapkan benda penting dan urgent dulu. Walaupun task tu susah nak mati, do it. Susun tasks anda mengikut kepentingan dia. Yang mana paling penting, yang tu lah kena setel dulu.
Put the most important task first. This simple step will give you a tremendous sense of control and accomplishment.
Apa kesannya bila anda manage masa dan siapkan task yang penting? Anda boleh rasa dah achieve something. Sense of achievement.
So untuk recap, kalau anda nak fokus dan uruskan masa, boleh guna 5 steps ni:
- Touch it once rule : Bila dah sentuh, setelkan apa yang anda sentuh tu.
- Make lists: Letakkan apa yang anda kena buat dalam list. Tulis!
- Allocate time to each tasks: Setkan masa yang realistik untuk setiap task.
- Plan the day : Masukkan tasks dalam kalendar
- Prioritize : Belajar prioritize benda yang penting supaya bila anda berjaya buat, anda rasa best sangat.
Semoga tips ni membantu anda untuk lagi fokus dan manage masa.
